コラム

ナレッジ検索とは？

ナレッジ検索とは、膨大な情報の中から必要な情報をスピーディに見つけ出すプロセスです。検索の種類としては、全文検索、完全一致検索、セマンティック検索、あいまい検索などがあり、これらを適宜組み合わせることで、より精度の高い検索結果を得ることができます。スムーズなナレッジ検索が実現し、業務に活かせるようになれば企業の競争力を高めるだけでなく、個々のスキルアップにもつながります。

ナレッジ検索における課題

さまざまな要因によって検索に時間がかかりすぎたり、検索結果に懸念があったりという課題があります。
検索性が低下してしまう主な要因をまとめてみました。

社内にナレッジ共有の文化がない

これまでにナレッジを共有する文化がなかったとしたら、社員はどんなナレッジを共有すればいいのか判断ができません。個人の有益な暗黙知があっても、「自分は共有するべきナレッジを持っていない」と認識するかもしれません。問題に直面したときにナレッジを探しに行く、という発想や習慣がないことも多いです。また、社員同士が成績を競っている環境であれば、自分のノウハウは共有したくないかもしれません。

ナレッジが蓄積されていない

ナレッジ検索の前提は、十分な数の役立つナレッジが蓄積されていることです。しかし依然として属人化したナレッジは埋もれたままになっていて、暗黙知が形式知に変換されていないというのも多く見られる課題です。ナレッジを蓄積するには現実的に時間と労力を費やす必要があるので、組織として時間を確保したり、リーダーを立てたりという環境をつくらないと、ナレッジが蓄積されることは困難です。

ナレッジ検索の利便性が低い

システムやツールを導入して、ナレッジを検索できる仕組みを構築できても、使い勝手が悪いという課題が発生することもあります。例えば、共有フォルダでドキュメントによる共有をしているだけで、必要なファイルがなかなか見つけられない。FAQシステムを利用しているけれど、検索性が低くヒット率が悪い。社内ポータル上で管理しているが、カテゴライズされていないなどの例があります。

ナレッジの検索方法が分からない

ITスキルやITリテラシーは、社員によって異なります。システムやツールの操作方法や検索方法が分からず、せっかくナレッジマネジメントの環境を整えても、必要なナレッジを上手く検索できないケースが生じることも珍しくありません。なるべく誰でも容易に使えるUI、UXのものを選び、検索のしやすさをサポートすることが大切です。

ナレッジの検索性を高めることが重要な理由

なぜナレッジの検索性を高めることが重要なのでしょうか。
以下に解説していきます。

問題・疑問解決の時間短縮

社内の知識やノウハウが体系的に整理されることで、疑問が出たときに必要な情報を探すことができます。先輩社員が作った資料を見ることができれば、それだけで理解できることも多く、情報収集や資料作成にかかっていた時間を大幅に削減できます。マネジメントの工数や時間の削減も見込めます。

リスクの対策・軽減

ナレッジを共有することで業務の属人化を防止できます。一度社員がしたミスについて知らなければ、ほかの社員が同じことを繰り返すかもしれず、企業活動において大問題です。社員によって対応の内容が違うのも困ります。検索性の高いデータベースがあれば、苦情や問い合わせに対して安定感のある対応がしやすく、リスクヘッジにつながります。

社内のナレッジ共有文化の活性化

社内でナレッジの共有や活用が活性化すれば、部門間や社員間でのコミュニケーションの活性化、社内の連携の強化が期待できます。新しい知識や技術の交流が活発になることで、既存のナレッジからより有益なナレッジを生み出し、新鮮なアイデアが生まれる可能性も高まります。

ナレッジの検索性を高める方法

ナレッジ検索の課題を解決するには、具体的な施策を実施しておくことが重要です。
ここでは、その一部についてお伝えします。

情報の一元化

基本にして最大のポイントが、情報を集約して一元化することです。それによってすべてのナレッジを対象に検索を行うことが可能となり、検索性は飛躍的に高まります。もし一元化がされていなければ、結局必要なナレッジは手探りで探さなければならなくなり、検索性は大幅に低下します。

適切なナレッジマネジメントツールの活用

各ナレッジマネジメントツールにおいて、それぞれ特徴が異なります。導入したツール自体の検索機能次第で検索利便性は決まってしまうため、検索利便性を向上させたいのであれば、検索機能が充実したツールを選ぶことが重要になります。現状に問題がある場合は、より検索機能が優れたツールへの移行を検討するのも価値あるチョイスです。

ナレッジ活用のルールやマニュアルの設定

社員が個々に自由なフォーマットで登録してしまうと、さまざまなドキュメントが格納されてしまい煩雑になり
ます。ルールやマニュアルを策定し、フォーマットを統一するようにしましょう。全員が同様のやり方で登録を行えば整理分類もしやすく、結果的に検索性の向上につながります。

ナレッジ検索の実態から定期的に改善する

ナレッジマネジメントツールの導入はゴールではありません。スタートです。実際にナレッジマネジメントの運用が始まったら、集計や解析を行い、社員のリアルな声も集めてください。そして検索性に問題があれば原因を追求し、改善していきます。PDCAサイクルを回し続けます。

ナレッジが検索しやすいナレッジマネジメントツール

ナレッジマネジメントツール「saguroot」は、高い検索性を実現しています。特徴のひとつが、ファイル名、ファイル内のテキストや画像からも検索が可能なこと。しかも生成AIによって、100字程度の資料の要約が表示されるため、探していた情報に合致した資料かどうかを直感的に知ることができます。また、情報の切り口となる分類を提示したり、検索結果をすぐにわかるようにしたりと、ユーザー視点の引き算のUX設計により優れた操作性を実現。「ファイルをダウンロードすることなく、そのままsaguroot上で閲覧できる」「閲覧しているファイルを全体表示して、プレゼンテーションモードにすることもできる」などの機能も、高い評価を受けています。

まとめ

きょうは何回の検索をしたでしょうか。検索ワードを何度も入れて、思い通りの検索結果を得るまでにどれくらいの時間を費やしたでしょうか。業務に直結する社内のナレッジが整理されていて、速やかにたどり着くことができれば、多大な時間を節約できます。相変わらず多くの業界で人材不足は深刻化し、人の出入りも激しいこの時代、情報資産の蓄積は急務です。精度の高いナレッジを組織全体でシェアする仕組み、速やかな検索環境を一刻も早く構築しましょう。

sagurootはさまざまなファイルの一括検索と、部門ごとでの絞り込みの両方の機能を備えて、組織・部門横断型と従来型の情報共有を同時に実現するナレッジマネジメントツール。さまざまな部門のスペシャリスト人材を知ることで、社内のコミュニケーションを活性化し、イノベーションを誘発します。