コラム

全文検索とは

全文検索とは、複数の文書ファイルや各種データの中身において、すべてのテキストを検索の対象とする検索方法です。全文検索では、検索語句が文書中のどこに存在していても検索対象になるため、検索したいワードを入力するだけで、膨大なデータから瞬時にほしい情報が挙がってきます。全文検索エンジンとしては GoogleやYahoo!が有名です。

全文検索のエンジンの仕組み

全文検索エンジンは「grep型」と「索引型」に大別されます。

grep型

検索対象のテキスト全部を探す方式で、逐次検索とも呼ばれます。メリットは事前準備は不要で、すぐに検索ができること。ただし検索対象のテキストが大量にある場合、すべてのテキストを読み込むことになるため時間がかかるというデメリットもあります。

索引型

事前に検索対象のテキストから索引(インデックス)を作成し、検索時にはその索引を利用して検索語を探す方式です。メリットは膨大な量の情報も高速で検索できること。デメリットは索引を作成するための初期コストや、テキストが更新されるたびに索引も更新する必要があり、時間や労力がかかることです。ビジネスシーンにおいては大量のデータ群からほしい情報を高速に検索することが求められるので、索引型の全文検索が一般的です。

全文検索ができる検索対象

全文検索ができる一般的な検索対象について4つを紹介します。

ファイルサーバ

ファイルサーバとは、ファイル共有機能に特化したサーバのことです。ファイルサーバは、大量にある社内データを保存し、共有、バックアップするために使われます。複数のPCがネットワークに接続してアクセスすることで、ファイルサーバに構築されたデータを共有したり、閲覧や編集することができます。参考にしたいプレゼン資料などを検索します。

メールサーバ

メールサーバとは、電子メールの送受信の際に用いられるコンピュータのことです。メールサーバが機能することで、送信されたメールが正しく相手のメールボックスに届くようになっています。実際のメールの送受信は、複数のメールサーバが連携し合うことで成立しています。「請求書」など、特定の単語を含むメールだけを検索することが可能です。

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、オンライン上でファイル共有ができるサービスです。インターネットなどのネットワークに接続されたサーバにある保管場所にファイルを格納でき、いつでもどこにいても同じファイルにアクセスできるのが特徴です。名称を付けて格納した画像なども検索対象になります。

社内ポータル

社内ポータルとは、企業が自社社員向けに公開している情報サイトのことで、社員以外の一般の人が閲覧できないサイトのことを指します。近年、企業の情報量が増加し、その管理やアクセスの効率化が求められる中、社内ポータルの重要性は高まっています。就業規則などを確認したいときに検索します。

全文検索に対応していないツールも多い

多くの企業で業務のデジタル化が加速し、文書の管理だけでなく、売上管理や顧客管理、チャットやグループウェアなど、さまざまなITサービスを利用しながら仕事を行っています。
それらにはほぼ検索機能が備わっていますが、ツールによっては「◯文字以内、◯KBまで」など検索対象に制限があったり、一定のファイルサイズを超えたものは検索対象から外すなどの仕様を持つものもあります。全文検索への対応有無・対応範囲は業務の作業効率に影響するため、ツールを導入する際には事前に確認するのが望ましいです。

全文検索のよくあるお悩み

全文検索に対応しているツールにおいても、以下のようなお悩みをよく耳にします。

1.検索精度があまり良くない

対象となるデータやファイルの文字列すべてが検索対象となるため、目的としている情報以外の情報も引き出してしまうことがあります。検索ノイズが含まれてしまう結果として、自力でさらに情報を探し出す必要があります。

2.検索速度が遅い

大量のデータが保管されている場合、検索速度が遅くなる場合があります。

3.多言語対応

全文検索は日本語以外にも複数の言語に対応している場合がありますが、言語ごとに文法や語順などが異なるため、検索結果の精度が下がる場合があります。

4.セキュリティ

社内には機密データなど一部の社員にしか公開できない情報などもありますが、検索結果を制御できていないケースもございます。

情報検索システムで全文検索のお悩みを解決

先で挙げたお悩みを解決できるものとして、数多くの情報検索システムがあります。
情報検索システムを導入することで、これまで時間がかかっていた情報探し出す時間が削減されたり、社内にナレッジが広まりやすくなり、ナレッジの共有が活発になったりと導入するメリットは数多くあると言えます。

＞ナレッジ共有とは？成功させるために重要な考えとは
＞エンタープライズサーチの基礎│導入における課題や活用方法とは

丹青社が提供する「saguroot」は、ユーザー視点のUX設計と、日本マイクロソフトが提供するAzure AIの技術を活用し、pdfやExcel、Word、PowerPointなどはもちろん、画像データなどの情報も横断的に検索することができます。
また、検索結果に生成AI技術を取り入れることで、探し出した飼料の候補の要約を見ることができ、効率的な検索ができるようになります。

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まとめ

検索行為なしでは成り立たないビジネスシーンにおいては、検索機能の充実度は業務効率に直結します。優れた検索機能を持つシステムで、探している情報をスピーディに取り出すことができれば、調べものにかける時間が大きく短縮されるからです。
また、社内の知見やナレッジが全社的に行き渡りやすくなるという効果もあります。ツールを導入する際には、「全文検索」をはじめとした検索機能の充実度に着目してください。

sagurootは、pdfやofficeデータをはじめとする非構造化データをファイル内の文章、画像含めて横断的・複合的な検索を高速で行えるので情報検索がスムーズ。生成AIが搭載されており検索結果に資料の要約も表示されるなど、目的の情報を検索しやすいナレッジマネジメントツールです。