コラム

ノウハウ共有とは？

ノウハウとは、専門的な知識や技術、情報のことを意味し、ビジネスシーンでは主に業務進行において必要となる知識全般を指します。ノウハウ共有とは、それらのノウハウを部署やチーム内で共有し、活用していくことです。自社が独自に持つテクノロジーや、営業に有効な売り込み術、トラブルシューティングの実績など、多様なものが含まれます。ノウハウ共有は、業務の効率化や品質の向上、チーム力の強化などにつながるため、組織において重要です。
具体的には次のようなものがあります。

・属人性の低下
・チーム力の強化
・業務の効率化やスピードの向上
・ミスや抜け漏れ、遅れの防止
・教育や引き継ぎの円滑化
・顧客満足度の向上

詳細はこちらのコラムもご参考ください。
＞ノウハウ共有とは?効果的に共有するための方法

ノウハウ共有ツールとは？

ノウハウ共有ツールとは、組織内において業務上の知識や知術、情報を共有するためのツールです。ナレッジ共有ツールとも呼ばれ、社内やチームで有益な情報を共有することで、業務効率化や生産性の向上につなげることができます。

ノウハウ共有ツールの機能

ノウハウ共有ツールで搭載されている一般的な機能には下記などがあります。

ファイル共有（ドキュメント管理・文書管理）

社員同士でファイルの送受信ができるほか、タグ付けが行えるなど情報を取り出しやすくするための機能です。文書ドキュメントに特化し、検索性に長けているのが特徴で、文書ドキュメントを整理して、必要なときに必要な文書にアクセスできるようにします。

ヘルプデスク（FAQ）

業務中に出てきた質問に対して、社員同士で回答しあえる機能がヘルプデスク（FAQ）です。何度も同じ内容の問い合わせが来て、その度に同じ回答をするのが非効率である、カスタマーサービスのオペレーターが不足している、などの状況を改善するのが目的です。

ノウハウ共有ツールを導入するメリット

ノウハウ共有ツールを導入すると、どんな悩みが解決できるのでしょうか。5つのメリットを洗い出してみました。

ノウハウの属人化を防止

ノウハウ共有ツールは、属人化の解消に有効です。業務進捗の管理やチームのスムーズなコミュニケーションを促すものにはじまり、前述のファイル共有（ドキュメント管理・文書管理）やヘルプデスク（FAQ）など属人化の解消に役立つ機能を備えています。

社員のスキルアップ

個々の社員が持っていた技術やノウハウが集約されば、そこに検索するだけで必要な情報が得られるだけではなく、ベテランスタッフの時間や労力の削減に。質の高いノウハウが行き渡ることで、全社員のスキルを底上げできます。また成功事例や失敗事例を分析することで、新しい製品やサービスの開発にもつなげられます。

アクセシビリティの向上

アクセシビリティとは、誰もが提供されている情報やサービスを利用できること。検索機能に特化したツールを導入すれば、複数のファイルサーバの検索に加えて、Boxなどのクラウドストレージも含めた一括検索が可能で、必要な情報にたどりつくのにかかる時間を大幅に削減でき、アクセシビリティが向上します。

容易なデータ統合

さまざまなシステムに、さまざまな形式で蓄積されたデータを統合する場合、結局見直して担当者が整えなければならないケースも多々あります。ノウハウ共有のためのツールには、システムやサーバ、各種データベースと連携してデータ抽出ができるものもあり、ノウハウを効率的にまとめることができます。

ノウハウを持つ社員の可視化

ドキュメントファイルの作成者がわかれば、そのノウハウを持っている社員を特定できます。読めばわかるノウハウもありますが、より深く知りたい場合は直接その社員と話したほうがスムーズかもしれません。情報の共有範囲を広げれば、異なる支店や部門をまたいだ交流も生まれやすいです。

ノウハウ共有ツールを導入する際の注意点

ノウハウ共有ツールを導入することが決まった場合、自分が担当者だった場合、何に気をつければよいのでしょうか。2点、取り上げてみました。

導入コストや機能を精査する

エクセルやスプレッドシートであれば無料で使用できるのに対し、専用ツールの導入にはコストがかかります。ノウハウ共有の目的を明確にし、企業としてどれほどの費用をかけるべきか費用対効果を見極めなくてはなりません。機能もやみくもに多ければいいわけではないので、自社の課題解決に必要な機能を精査する必要があります。いくつかのツールを比較検討してみてください。

自社の目的に適したツールを選定する

ノウハウ共有は重要と聞いたから…。他社がやっているから…。ツールを導入することが目的になってしまっていたら要注意。うまく活用できない可能性があります。どのような目的でノウハウの共有に取り組みたいのか。社員にもたらされるメリットは何か。そのために適したツールは何か。目的に合致したものを選びましょう。

ノウハウ共有ツールの選び方

上記のメリットや注意点を踏まえた上で、ノウハウ共有ツールの選定ポイントをまとめました。

過不足なく機能があるか

基本的な機能としては、下記があります。
導入の目的や自社の課題に合わせて、必要なものを洗い出しましょう。

・ファイル共有：文書や画像などのファイルを一元管理し共有する機能
・情報検索：キーワードやタグなどでファイル内の情報を高速に検索する機能
・コメント&フィードバック：ファイルにコメントやフィードバックを付ける機能
・バージョン管理：ファイルの編集履歴を確認する機能
・アクセス権限管理：データの閲覧・編集・削除などの権限を設定する機能

機能操作性が良いか

多機能かつ高性能なツールでも、操作性が悪くて使いづらければ、結局使われないものになります。社員のITリテラシーには差があるのが現実なので、なるべく簡単に操作できるものを選ぶようにしましょう。ほとんどのツールで無料トライアルが可能ですので、実際に使って操作性を確認します。

人材別に検索できるか

ノウハウ共有の鍵になるのが、人。常にノウハウを取りに行ける環境であることと同時に、社内のさまざまな強みを持ったエキスパートを発掘できる仕組みがあれば、業務効率も組織の成長も大きくアップします。ファイルとその担当者の情報を可視化し、社内コミュニケーションを活性化することも重要なポイントです。

まとめ

ノウハウ共有ツールは、単なる情報整理の手段にとどまらず、組織の成長を支える頼もしいパートナーです。しかし、ツールの導入はゴールではなく、新たなスタート。使いこなすためには、運用方法の工夫や全員の意識改革が欠かせません。ノウハウを共有し、活用する文化が根付けば、組織は次のステージへ進む準備が整います。未来の成果を引き寄せるために、今すぐにでもその一歩を踏み出してみませんか？

sagurootはノウハウの蓄積に優れ、さらに情報に紐づく人材の価値に着目したナレッジマネジメントツール。AIを活用した横断的な資料の検索を通じて、情報と人材を可視化することで、社内のコミュニケーションを誘発し、企業のイノベーションを支援します。