<目的別>最適なナレッジマネジメントツールの選び方をご紹介
- ナレッジマネジメント
ナレッジマネジメントとは、ベテラン社員が経験によって培った勘やノウハウなど、言語化することが難しいものを文章や図表・数式を用いて説明できるかたちに変換し、社内で共有することです。従来はナレッジマネジメントをエクセルで行う企業も多くありましたが、最近ではその便利さゆえ、専用のナレッジマネジメントツールを導入する企業が増えています。そんな背景を踏まえ、本コラムではナレッジマネジメントツールの種類や選定のポイントについて解説します。
ナレッジマネジメントツールとは
ナレッジマネジメントツールとは、社員一人ひとりがもつ知識や経験を社内に共有させるためのツールのこと。
個人の「暗黙知」を「形式知」へと転換し、社内にストックすることで、個々のスキルアップや企業としての価値向上を目指します。優れたナレッジマネジメントツールは、人材の入れ替わりが頻繁にあるような状況においても、新しいスタッフがスムーズに業務に取り組みやすい環境を構築します。
ナレッジマネジメントツールの種類と特徴
ナレッジマネジメントツールは、用途や特徴に応じて主に以下の4種類に分けられます。
導入を検討する際には、いま一度それぞれの特徴を理解しておきましょう。
ヘルプデスク型
ヘルプデスク型は、ナレッジマネジメントツールの主流です。文書を中心としたファイルをデータベースにまとめておくことで、情報をほしい人はいつでもアクセスが可能に。社内で問い合わせの多い内容をFAQ形式でまとめる「FAQ構築ツール」や、企業内に保管されているデジタルデータを横断検索できる「エンタープライズサーチ」などがヘルプデスク型に該当します。
業務プロセス型
業務プロセス型は、知識のみならず業務の進め方についてのナレッジも同時に得ることを目的としたナレッジマネジメントツールです。コールセンター業務などで広く利用されており、顧客からの質問やクレームなどに対して過去に満足度の高かった回答を瞬時にオペレーター同士で共有できるのがメリットです。内容が高度な場合は、専門オペレーターや上司に交代できる機能が備わっているものもあります。
ベストプラクティス共有型
ベストプラクティス型は、優秀な社員が持っている知識やノウハウといった暗黙知を形式知化して、共有することで組織全体の能力水準を底上げする高度なナレッジマネジメントシステムです。例えばトップセールスマンの知識、思考パターン、行動パターンといったノウハウをマニュアル化し、ほかの社員でも再現できるようにするといったことが該当します。
経営資産・戦略策定型
経営資産・戦略策定型のナレッジマネジメントシステムは、部署や個人が所有するナレッジの分析を行い、経営戦略や意思決定に活かす方法です。経営資産・戦略策定型のシステムは、これまでの業務で扱った膨大なデータ量の整理と分析が必要となるため、DWH（データウェアハウス）などのツールを活用するケースが一般的です。
<目的別>ナレッジマネジメントツールの選び方
ナレッジマネジメントの目的を突き詰めると
「情報共有を効率化したい」「得た知識を実務に活かしたい」という2点に集約されます。
つまりはどのようなポイントを見てツールを選定すればよいでしょうか。下記にまとめました。
情報共有を効率化したい
もっとも大切なのは情報の検索性です。異なるファイル形式でも一括で検索することができる、ファイル内のテキストや画像も含めた検索ができる、複数の条件を組み合わせて検索できる…など、高度な検索機能は情報共有の効率化をサポートします。複数の社員が同時にアクセスしても作業に支障がないことも大切です。データのタグ付け、インポート・エクスポート機能、モバイル対応や連携できるツールなどもチェック項目にしてください。
得た知識を実務に活かしたい
ファイルごとに担当者を設定して、担当者を起点にファイルを検索することができる担当者別検索にも着目しましょう。データベース化された情報のみならず、「誰が何を知っているのか」「どこにどんな業務のエキスパートがいるのか」といった社内の人材を検索できる仕組みがあれば実務への活かしやすさが飛躍的に高まるためです。支社や部署も越えて人材をリサーチできると、新規プロジェクトを立ち上げるといったときにも的確なスタッフィングができます。
ナレッジマネジメントは「情報共有」にとどまらず「情報活用」が重要
ナレッジマネジメントには、データ整理→情報共有→知識理解→知恵活用という4つの段階があります。このうち前半の2つはナレッジ共有、後半の2つはナレッジ活用を意味します。もちろんナレッジ共有の制度を整えることで、組織内のコミュニケーションはスムーズになり業務の効率化を図ることができます。しかし、これだけでは定型化された業務以上の対応は難しく、より高度な知識を必要とする知的業務においては、ナレッジを活用することが求められます。ナレッジマネジメントの本質は、必要な知恵とスキルのある人材を見出し、新たな企業価値を創造すること。本質を全社員が理解したうえで、ツールを導入することが大切です。
まとめ
終身雇用という考えが過去のものになり、人材の入れ替わりが激しい現代の企業においてナレッジをストックしておくことは外せない経営戦略のひとつになりました。情報共有の効率を上げるためには、ナレッジマネジメントツールを導入するのがおすすめですが、各ツールにはさまざまな特徴や機能があります。自社にふさわしいツールを選定するには、導入の目的を言語化することにはじまり、業種、職種、社員数、共有したいナレッジの内容などを洗い出して、条件にマッチするナレッジマネジメントツールを見つけましょう。
sagurootは、高度な知的業務を実現するため、社内の「ナレッジ」と「タレント」を見つけることに優れたツール。検索から知見・ナレッジを見出し、タレントを持つ人材同士をつなげることで、情報共有の先にある情報の活用を着実に実現。イノベーションを生み出し、企業の成長に貢献します。
