コラム

ノウハウとは？

ノウハウとは、専門的な知識や技術、方法、情報を指す言葉です。主にビジネスの現場で使われ、業務を通じて蓄積された技術や経験、そして知的財産とみなされます。ノウハウの活用は業務の効率化やミスの削減、さらに属人化の防止に役立つとされています。その語源は英語の「know-how」で、「知る」という意味の「know」と「方法・手段」を表す「how」が組み合わさったものです。特に、実務で得られる具体的な手法や解決策としての側面が強調され、業務の円滑な遂行や新しい価値の創造に大きな役割を果たします。

ナレッジとノウハウはどちらも知識に関連する言葉ですが、それぞれの意味や役割には違いがあります。まずナレッジは、情報や経験を基に得られた知識や理解を指し、共有や活用を通じて組織全体で利益を生み出すことを目的としています。一方、ノウハウは、特定の課題や業務を遂行するための具体的な方法や技術を意味し、現場での実践に直結する内容が中心です。

詳細はこちらのコラムもご参考ください。
＞ノウハウとは？ビジネス上の意味から共有・活⽤の重要性まで解説

ノウハウを蓄積する重要性

ノウハウを蓄積するメリットの中から、以下4つをご紹介します。

作業効率の向上

自社の業務に必要なノウハウがわかりやすく集約されていれば、作業時間が短縮できます。企業には社員の出入りや異動が付きものです。いつ誰がアクセスしても、その部署や職場で業務を行うためのノウハウが参照できるような仕組みが整っていることで、新しくその業務に従事する社員も速やかに取り組みやすく、作業効率は上がります。

組織全体の知識レベルの向上

ノウハウを共有することで、さらに高度なノウハウへ進化させることができます。例えば人によって説明の仕方が違っていた内容などが統一されると、業務のバラつきが小さくなり組織全体のレベルが上がっていきます。また部門を超えてノウハウが共有されれば、営業部門と技術部門の異なる視点や発想を組み合わせて新しい製品やサービスを開発できる、といった可能性も高まります。

組織の持続性

ノウハウが共有されていない場合、そのノウハウを持っている社員が休職した際に業務が滞ってしまったり、異動や退職と同時にノウハウを失ってしまうということが起こりえます。普段からノウハウの蓄積・共有を行う文化が根付いていれば、ノウハウの消失を防ぐことができ、「あの人がいないとどうにもならない…」というような属人化の状態を解消することができます。個人に依存しない持続可能な組織を目指しましょう。

従業員の成長

まだノウハウを持たない社員を、なるべく短期間で独り立ちさせることは、教育コストに関わる重要な課題です。ベテラン社員が毎年口頭で伝えていたことが、きれいに整理されていれば業務の内容や過去の経験則を新入社員も自主的に学ぶことができます。質問する前に自分で調べる。ほんとうにわからないことを聞く。というやり方が浸透すると、業務に対して能動的になり、成長のスピードも加速します。

ノウハウを蓄積する方法

ノウハウを蓄積する方法を解説します。

マニュアルやガイドラインの作成

オーソドックスな方法です。ノウハウは、個人の経験や感覚で処理され、言語化できていないものが多いため、テキストや図解、数値などによって、誰でも理解できるような形式で表現された「マニュアル」や「ガイドライン」に置き換えます。蓄積されたノウハウに変更があった際には情報の上書きして、常に“使える状態”にしておくことが重要です。

専用ツールの導入

ノウハウを共有するオンラインツールは、属人的なノウハウを組織のノウハウとして蓄積共有することができるため便利です。基本的にフォーマットが統一されているので、誰でも簡単に入力できることや、作成したあとの更新や運用も効率的です。オンラインツールは、画像や動画も使えるため、わかりやすさも増すでしょう。現在、多くのツールが出ていますので自社の目的に合ったものを選んでください。

勉強会やワークショップの開催

勉強会やワークショップでは、その場にいる全員がそれぞれの知識をインプット・アウトプットし合う傾向があります。また、社員が求めているスキルに合わせてピンポイントなテーマを柔軟に設定することもできます。オンラインではなくリアルで行うと業務では接点のなかった社員同士の接点が生まれ、コミュニケーションの範囲が広がることもメリットです。

メンターシップを行う

メンターシップとは、メンバーのキャリアを親身になって応援するスタンスのこと。キャリアには、プライベートまで含めた人生の歩み方が含まれます。メンターシップを行うには、話しやすい雰囲気が構築されていることが大前提で、お互いの信頼のもとメンターは専門的な知識や技術、情報、業界のリーダーやトレンドなどを伝えるとともに、個人のキャリアプランに必要な能力を身に付ける後押しもします。

ノウハウ蓄積の課題

ノウハウを共有するメリットを理解しているにもかかわらず、課題も指摘されています。2つ取り上げてみました。

内容が高度で形式化するのが難しい

有益なノウハウは個人が培ってきた経験に裏打ちされたものや、専門性の高いものが多いため、そもそも形式化するのが難しいという声も聞かれます。あまりにも高度な内容であれば、抽象度の高い表現になってしまう可能性もあり、例え形式化されたとしても、それを見るだけでは理解が及ばないかもしれません。他者が具体的な行動に落とし込むところに至らないのです。

文書化し整理・更新し続けるには多くのリソースが必要

社内に点在していたノウハウを集約するだけでも、相当な時間と労力がかかります。社員にノウハウを共有することの意味を理解してもらうことから始まり、協力してもらって完成！とここで終わりではありません。ノウハウを集約しても、実際に運用を始めると不足している情報が出てきたり、時間が経つと変更になるノウハウもあります。活用できるデータベースにするには、定期的なメンテナンスが必須です。

ノウハウを蓄積する際のポイント

最後にノウハウを蓄積する際の、３つのポイントを解説します。

誰でも理解しやすい内容にする

ノウハウを蓄積する際は、専門用語や複雑な表現を避け、誰でも理解しやすい内容にすることが重要です。ポイントは「簡潔で具体的に書く」こと。たとえば、手順を箇条書きにし、画像や動画を活用することで視覚的に伝わりやすくします。また、読み手のレベルや経験を考慮し、補足説明や関連リンクを追加することも有効です。わかりやすい情報は活用率を上げ、共有されやすくなるため、チーム全体のスキル向上に直結します。

ノウハウ蓄積におけるルール・マニュアルを用意する

ノウハウを体系的に蓄積するには、共有ルールやフォーマットを明確にする必要があります。たとえば、「タイトルは具体的に」「手順は時系列順で書く」などの基本ルールを設定します。また、更新頻度や責任者を決めておくことで、内容の最新性を保つことができます。これにより、ノウハウの質と信頼性が向上し、業務の効率化やトラブル防止に貢献します。共通のルールがあることで、誰でも同じ基準で情報を共有できます。

ノウハウを蓄積しやすいツールを導入する

ノウハウの蓄積には、適切なツールの導入が欠かせません。クラウド型のナレッジ管理システムやプロジェクト管理ツールを利用することで、情報を一元化し、検索や更新が容易になります。たとえば、タグ付けや検索機能が充実したツールを使えば、必要な情報を迅速に見つけられます。また、共同編集機能があれば、チーム全体で効率的にノウハウをアップデートできます。便利なツールは活用意欲を高め、ノウハウの充実度に直結します。

まとめ

ノウハウ蓄積を「面倒」から「資産」へ変えるのは、実はそれほど難しくありません。誰でもわかりやすくまとめる工夫、ルールやマニュアルで整備する仕組み、そして便利なツールの活用。これらを心がけるだけで、職場の流れが驚くほどスムーズに変わり始めます。ノウハウの蓄積は、単なる業務効率化にとどまらず、組織の競争力を左右する重要な要素です。優れたノウハウが適切に管理されることで、個人の経験を超えた「組織知」となり、時代や環境の変化にも対応できる強固な基盤を築くことができます。ぜひ、ツールをうまく活用し、その力を最大限に引き出しましょう。

sagurootはノウハウの蓄積に優れ、さらに情報に紐づく人材の価値に着目したナレッジマネジメントツール。AIを活用した横断的な資料の検索を通じて、情報と人材を可視化することで、社内のコミュニケーションを誘発し、企業のイノベーションを支援します。