コラム

ナレッジとは？

ナレッジとは、情報や経験を基に得られた知識や理解を指します。単なる情報やデータとは異なり、活用や応用を通じて意味を持ち、深い理解へと変わります。特にビジネスにおいては、「企業や組織にとって有益な情報」という意味で使われます。具体的には、企業が蓄積した経験、技術、ノウハウなどを指し、それらを活用することで業務効率の向上や生産性の改善に寄与します。これらの知識を管理・活用するために、情報を収集し整理して共有する「ナレッジマネジメント」という手法が重視されます。適切なナレッジの活用は、競争優位性の確保にもつながります。

ノウハウとは？

ノウハウとは、専門的な知識や技術、方法、情報を指す言葉です。主にビジネスの現場で使われ、業務を通じて蓄積された技術や経験、そして知的財産とみなされます。ノウハウの活用は業務の効率化やミスの削減、さらに属人化の防止に役立つとされています。その語源は英語の「know-how」で、「知る」という意味の「know」と「方法・手段」を表す「how」が組み合わさったものです。特に、実務で得られる具体的な手法や解決策としての側面が強調され、業務の円滑な遂行や新しい価値の創造に大きな役割を果たします。

ナレッジとノウハウの違い

ナレッジとノウハウはどちらも知識に関連する言葉ですが、それぞれの意味や役割には違いがあります。まずナレッジは、情報や経験を基に得られた知識や理解を指し、共有や活用を通じて組織全体で利益を生み出すことを目的としています。

一方、ノウハウは、特定の課題や業務を遂行するための具体的な方法や技術を意味し、現場での実践に直結する内容が中心です。また、ナレッジは企業内の「知識資産」として蓄積され、体系化されることが求められますが、ノウハウは現場での実践や試行錯誤を通じて生まれるため、個々の社員やチームが所有している場合が多いです。そのため、ノウハウを共有する際には、形式知化（暗黙知を明文化するプロセス）が重要になります。これにより、ノウハウがナレッジの一部として組織全体に活用されるようになります。

ナレッジ・ノウハウを蓄積～共有～活用する方法

ビジネスに役立つナレッジやノウハウを、社内で集め、共有し、使いこなすには具体的に何を行えば良いのでしょうか。代表的な方法を4つご紹介します。

ナレッジマネジメントを行う

ナレッジマネジメントとは、会社で得られた知識や情報を集めて、整理し、みんなが使えるようにする仕組みのことです。例えば、過去に成功したやり方や失敗した経験をまとめて、社員全員で共有することで、同じミスを繰り返さず、効率的に仕事を進めることができます。重要なのは、情報をただ集めるだけではなく、それを分かりやすく整理して、必要なときにすぐに使える状態にすることです。また、ナレッジマネジメントを進めるためには、社内の全員が積極的に知識を共有しようとする意識を持つことも大切です。

ナレッジマネジメントが可能なシステムを活用する

ナレッジマネジメントを効率的に進めるためには、専用のシステムを活用するととても便利です。例えば、社内専用のウェブサイトやクラウドサービスを使って情報を整理し、記録しておくことができます。こうすることで、誰でもいつでも必要な情報を簡単に検索して手に入れることができ、情報の管理がスムーズになります。システムを使えば、最新の情報を常に更新できるため、古い情報に頼らず、常に新しい知識を活用できます。また、情報を整理するためのタグ付けや分類ができる専用システムやツールを使えば、さらに効率よくナレッジを管理することができます。

マニュアルやガイドラインの作成

業務を行うためのルールや手順を分かりやすくまとめたマニュアルやガイドラインを作成することで、社員全員が同じ方法で仕事を進められるようになります。例えば、新しい人が入ってきたときにも、マニュアルがあればスムーズに仕事を覚えることができます。また、マニュアルを作ることで、社員が自分で問題を解決できるようになり、業務の効率も上がります。マニュアルやガイドラインは常に見直し、改善していくことも大切です。新しい方法や改善点があれば、すぐに更新して全員が最新の情報を元に仕事をするようにしましょう。

組織文化を醸成する

ナレッジを効果的に共有するためには、組織全体で知識を分け合うことが当たり前だと思えるような文化を作ることが重要です。例えば、社員同士が自然に情報を共有し、助け合う風土を作ることで、みんなが積極的に知識を提供したり、得た情報を活用しようとするようになります。社員が知識を共有することで、チーム全体の業務効率が上がり、会社全体の成長にもつながります。そのためには、情報を共有することを評価したり、感謝の気持ちを表すことが大切です。社員が安心して意見を出し合える環境を作ることで、知識の共有がもっとスムーズになり、組織全体が成長していきます。

ナレッジマネジメントにおすすめのツール「saguroot」

上述で紹介したナレッジマネジメントが可能なシステムとして、sagurootをご紹介します。
主な5つの機能を取り上げてみました。

高度なファイル検索を実現

AIによって画像やテキスト含め、異なるファイル形式でも一括で検索することができます。ファイル名だけではなく、ファイル内のテキストや画像も含めた高度な検索ができるため、埋もれていた価値ある情報の発見につながります。

ユーザー視点のUX設計

数多くの展示施設を手がけてきた丹青社の情報整理のノウハウから導き出した優れた操作性を提供します。目的にあわせたファイルに限定する、情報の切り口となる分類を提示する、検索結果をすぐにわかるようにする、というユーザー視点の引き算のUX設計により、誰でも直感的に操作が可能です。

検索を通じたコラボレーションの誘発

共起ネットワークによりタレントを可視化し、社内コミュニケーションを活性化。ファイルとその担当者の情報から、担当者が持っている知見を可視化することができるため、その知見を求めている人とのマッチングを生み、人材同士のコラボレーションを誘発できます。

既存システムとのシームレスな連携

SharePoint、Box、Ciertoなど、各オンラインストレージ・データ共有サービスと連携し、各サービスをよりスムーズに活用していただくことができます。

万全なセキュリティ

マイクロソフト社が提供するクラウド「Azure」を活用した高いセキュリティ環境を実現しており、ログイン認証も既存の認証サービスと連携することが可能なため、機密データでも安心して利用できます。

まとめ

ナレッジとノウハウは、それぞれ異なる意味を持ちながらも、ビジネスの現場では密接に関連していますこれらを効果的に活用することで、業務の効率化やイノベーションの促進が期待でき、企業の成長を支える大きな原動力となります。ナレッジマネジメントの重要性を理解し、それを実現するためのツールや方法を活用することで、社員全員が知識を最大限に活かせる環境を作り上げることができるでしょう。その際はすべて人力で奮闘するのではなく、ぜひ、専用のナレッジマネジメントツールを活用してみてください。sagurootは常時トライアルも受け付けています。ぜひこの機会に試してみてはいかがでしょうか。