コラム

ナレッジとは？

ナレッジとは、情報や経験を元に獲得した知識や理解のことを指します。ナレッジは、単なる情報やデータとは異なり、実際に使用したり活用することで意味が生まれ、より深い理解に変わります

ビジネスにおけるナレッジの意味

ビジネス用語としてナレッジを使う場合には「企業や組織にとって有益な情報」を意味します。具体的には、企業や組織が培ってきた経験や技術、技能などを指し、業務効率化や生産性向上に役立つもののことです。これらはナレッジマネジメントという手法で、情報を収集し、整理し、共有するプロセスが大切だと考えられています。

ナレッジの類語・関連語

ナレッジの類語・関連語について、よく耳にするものを取り上げてポイントを解説していきましょう。

ナレッジマネジメント

ナレッジマネジメントとは、知識やノウハウ、成功事例や失敗事例といったナレッジを社内で共有し、企業の成長につなげていく経営手法のこと。言語化が難しい「暗黙知」を、誰もが理解できる「形式知」へと転換し、全社員で活用することがナレッジマネジメントの目的です。社内でナレッジマネジメントがうまく回っていると、業務の効率化や組織内の連携の強化、人材育成の面でも効果を発揮します。

ナレッジベース

ナレッジベースとは、組織や個人が持つ知識や経験、スキルを体系的に整理し、誰でも簡単にアクセス・活用できるようにしたシステムのこと。過去の事例、専門知識、業務マニュアル、FAQなどがデジタル形式でまとめられています。ナレッジベースを活用すると必要な情報を迅速に見つけられるため、業務の効率化につながる、顧客対応力が安定する、教育コストを削減できる、個人のスキルが向上するなどのメリットがあります。

ナレッジワーカー

ナレッジワーカーとは、自身の知識や経験を活用して企業に新たな付加価値を生み出す労働者のこと。知識労働者とも呼ばれ、エンジニア、デザイナー、教師、医師、コンサルタント、 アナリストなどの職種が該当します。ナレッジワーカーとして活躍するには、情報収集能力、分析力、コミュニケーション能力、 幅広い知識の習得が求められます。

ナレッジマネジメントツール

ナレッジマネジメントツールとは、企業や組織内において、社員が持つ知識や経験を効率的に収集・整理し、それを社内全体で共有・活用することを目的としたツールのことです。このツールを活用することで、社員一人ひとりが持つ個別の知識やスキルを「見える化」し、誰でも簡単にアクセスできるようにすることが可能になります。

ナレッジを共有・活用する重要性と目的

個人のナレッジを組織全体で活用したときに得られる効果はたくさんあります。
ここでは4つの目的をピックアップしました。

生産性・作業効率の向上

限られた労働人口、労働時間で生産性を上げるためには、業務の効率化が必須です。優秀な社員やベテラン社員が保有しているナレッジ共有ができていると、従来と同じ業務にかかる時間や労力が削減でき、別の集中すべき業務にリソースを割けるようになるので、生産性の向上が見込めます。個人のパフォーマンスもアップするので、会社全体でもいい影響が出るでしょう。

組織全体の知識レベルの向上

経験豊富な社員や、優秀な社員持つノウハウやコツを共有することは、社員全体のスキルアップにつながります。個人それぞれのパフォーマンスが上がれば、もちろん会社全体のレベルアップにもなるでしょう。ナレッジ共有を契機に部門間でのコミュニケーションが活性化し、相互理解が進展したり、共通認識が深まったりすると、業務の連携を強化できるためアウトプットの質が向上します。重要なナレッジを持った人材が離職した際に、業務の質が低下してしまうといったリスクも防げます。

属人化の防止による組織の持続性

個人だけがその業務に関する知識やノウハウを持っていると、その社員が不在になった際、誰も業務を進められなくなるという事態が発生してしまうかもしれません。特に業務の専門性が高い場合、属人化が加速する傾向があります。ナレッジを共有する際には、どの業務がボトルネックになりやすいか、具体的なノウハウ、注意点などを詳しく伝えることが大切です。

社員の成⻑・連携強化

他部署とのスムーズな連携を構築することもナレッジ共有を行う理由です。ナレッジ共有ツールを使えば、部署や業務内容、職種の括りに関係なく情報へアクセスできるようになるので、社内全体でのコミュニケーションが活性化するでしょう。他部署のノウハウが業務のヒントになることも考えられますし、いままでとは違う新鮮なアイデアが生まれるかもしれません。

ナレッジを共有・活用する方法

リアルの対面から、AIを使ったものまで、ナレッジを共有する方法はいくつか挙げられます。
取り組みやすいものから、試してみてください。

社内勉強会、セミナー、ワークショップの開催

社内勉強会やワークショップでは、その場にいる全員がそれぞれの知識をインプット・アウトプットし合う傾向があります。また、社員が求めているスキルに合わせてピンポイントなテーマを柔軟に設定することもできます。業務では接点のなかった社員同士の接点が生まれ、コミュニケーションの範囲が広がることもメリットです。

マニュアルやガイドラインの作成

以前から行われていた一般的な方法です。ノウハウは、個人の経験や感覚で処理され、言語化できていないものが多いため、テキストや図解、数値などによって、誰でも理解できるような形式で表現された「マニュアル」や「ガイドライン」に置き換えます。蓄積されたノウハウに変更があった際には情報を上書きして、常に“使える状態”にしておくことが重要です。

ナレッジ共有・活用の文化を作る

まずはナレッジを共有することが、個人ひいては会社の業績を左右することを理解してもらうように努めましょう。共有がどのように役立ったかという具体的な成功例を示すことで、社員のモチベーションを高めることも効果的です。共有する行為そのものを評価したり、報酬の対象とする仕組みまで構築できれば、積極的な共有を促すことができます。安心して意見やアイデアを出せる心理的安全性は不可欠です。

ナレッジ共有ツールを活用する

ナレッジを共有するオンラインツールは、属人的なノウハウを組織のノウハウとして蓄積共有することができるため便利です。基本的にフォーマットが統一されているので、誰でも簡単に入力できることや、作成したあとの更新や運用も効率的です。専用ツールは、画像や動画が使えるものも多く、わかりやすさも増すでしょう。現在、多くのツールが出ていますので自社の目的に合ったものを選んでください。

まとめ

ナレッジは、持っているだけでは意味を成しません。それを共有し、活用してこそ、初めて価値が生まれます。本コラムでご紹介したように、ナレッジをビジネスに取り入れることは、組織や個人の成長に大きく寄与します。まずは、日々の業務の中でできる小さな工夫から始めてみてはいかがでしょうか。職場にナレッジを活用する文化が根付き、それが新たな価値を創出するきっかけとなることを願っています。

sagurootは、ファイル形式を問わず横断的な一括検索が可能で、ファイル名だけではなく、ファイル内のテキストや画像まで含めて検索できるナレッジマネジメントツール。さらに、任意のジャンル分けと組み合わせることで価値あるファイルを見つけ出すことが可能で、効率的なナレッジ共有をサポートします。