コラム

コンサルタント職におけるナレッジマネジメントの重要性

コンサルタント職に特にナレッジマネジメントが重要だと考えられる主な理由を、3つピックアップしました。

＞ナレッジマネジメントとは│「情報共有」がゴールではない？

課題解決の品質向上

コンサルタントの仕事は、ビジネスにおけるクライアントの課題を解決することです。そのためには適切な情報や、専門性の高い知識を提供しなければなりません。信頼できるナレッジマネジメントの体制が整っていれば、過去の成功事例や失敗事例、最新の業界動向などをスピーディに閲覧・活用することができ、より質の高いアドバイスや解決策を導き出すことに役立ちます。

業務の効率化

コンサルタント職は複数のプロジェクトを同時に扱うことが日常茶飯事です。ナレッジマネジメントを通して、過去のプロジェクトで得られた知識や経験をフル活用することができれば、新たなプロジェクトの解決策を迅速に見つけ出し、業務効率の向上につながるでしょう。社内に散在する情報を入手するためには、検索システムが整備されていることが大切です。

組織の成長

コンサルタントの業務内容は、クライアントやプロジェクトごとに大きく変わるため、新しい知識を素早く習得し、実践の場に活かしていく能力が求められます。しかし実際には自分が担当した案件に向き合うだけでも精一杯かも知れません。ナレッジマネジメントを通じて、組織全体で個々の知識経験を共有すれば、組織としての成長を促進することができるのではないでしょうか。

コンサルタント職が抱えるナレッジマネジメントの課題と解決策

次に、課題と解決策について考えてみます。

課題1.ナレッジの収集と整理

多数のクライアントと関わり、多数のプロジェクトを同時進行していく中で得た知識や経験を、機能的に収集し、誰もが理解できるように整理するのは簡単なことではありません。終わった案件については後回しになってしまうということも多いと思います。

解決策1.ナレッジマネジメントツールを導入する

もっとも効果的なのは、専用のナレッジマネジメントツールを導入することです。社内に共有の体制が整い、しかも使いやすい機能が備わっていれば、ナレッジを一元的に管理し、必要な情報を速やかに検索・参照することが少ない負担でできるようになります。

課題2.ナレッジの共有

そもそも個人の知的財産をシェアすることが大切だと考えていないコンサルタントもいるかもしれません。問題に直面したときに、「ナレッジを探しに行く」という発想や習慣がない場合もあります。優秀なコンサルタントほど個人プレーに走るかもしれません。個々の知識や経験を組織全体で共有するという文化がないのも問題です。

解決策2.ナレッジ共有の文化をつくる

全コンサルタントに、ナレッジを共有することの重要性を理解してもらい、推奨する文化をつくりましょう。お互いの資料やノウハウをデータベース化することは、個人の業務負担や組織の無駄の削減になり、生産性の向上に直結します。ナレッジ共有を評価指標に含める取り組みや、定期的な情報共有会の開催なども有効です。

課題3.ナレッジの更新

業界のトレンドや技術の進化により、ナレッジは常に更新されるべきですが、これを継続的に行うのは容易なことではありません。集約してはみたものの運用を始めると不足している情報が散見されたり、時間が経つと使えない内容も出てきます。活用できるナレッジを担保するには、定期的なメンテナンスが必須です。

解決策3.継続的な学習とアップデート

定期的な研修や自己学習の時間を設けるなど、コンサルタント自身が業界のトレンドや新しい技術について継続的に学び続けます。そして学びを独り占めせず、知識やノウハウをナレッジとして蓄積・更新する習慣を持ちたいものです。機能性に優れたナレッジマネジメントツールが重宝します。

コンサルタント職におすすめのナレッジマネジメントツール

さまざまなナレッジマネジメントツールがある中、コンサルタント職特有の業務課題が解決できるナレッジマネジメントツールとはどのようなものでしょうか。重要だと思われる3つの特徴について考えてみました。

高度なファイル検索機能

まず初めにもっとも大切なのが、検索機能。異なるファイル形式でも一括で検索することができたり、ファイル内のテキストや画像も含めた検索ができると、埋もれていた価値ある情報の発見につながります。特定したいデータがある場合は、ファイルの種類、提供部門、テーマなど、複数の条件を組み合わせて検索できる機能も便利。担当者ベースでの検索も頻繁に使われます。

見やすいインターフェイス

次に大切なのが、見やすさ。例えば表紙のサムネイルが表示されれば検索結果が直感的に理解できるでしょう。また検索したワードで選ばれたファイルを閲覧した際、指定したキーワードがハイライト表示されているとポイントが掴みやすいです。ファイルを時系列順に並べ替えたり、閲覧しているデータをプレゼンテーションモードで見られるといった機能を持つツールもあります。

人とつながれる

ナレッジの共有は業務の効率や質を上げますが、コンサルタントといった高度な知的業務になればなるほど、データ・ファイル共有そのものよりも、その背景にある知見やナレッジを持つ人とつながりを持つことが重要になります。画面だけでの知識やノウハウのみならず、人材の可視化がされるシステムであれば、コンサルタント同士のコミュニケーションも誘発されやすくなります。

知的業務のパフォーマンスを向上させる「saguroot」とは

コンサルタントは、クライアントの課題に対して改善策を提供するという難易度の高い専門職です。そんなコンサルタントに向いているのは、学ぶことが好きな人。業界の動向をきちんと理解し、最新の経営戦略や手法など、常に新たな知識やスキルを身につけることに積極的な人です。つまりは、質の高い情報や事例にどれだけ触れられるか。そんな環境が整っているか。提案の成否は、個々のコンサルタントがカバーしているナレッジの精度に直結します。

sagurootは、博物館等の展示施設を多く手掛ける丹青社が培ってきた情報整理のノウハウを活かし、ユーザー視点のUX設計により直感的で効率的な検索体験を実現しました。検索による情報収集の効率化を実現することで、新しい価値の創出を支え、知的業務の生産性の向上につなげます。