企画・提案資料を共有し、組織全体のパフォーマンスと生産性向上を実現
導入事例株式会社丹青社
あらゆる分野の空間づくりを手がける株式会社丹青社。 本コラムでは、sagurootの企画・提案を行う企業における活用方法や実際の効果などについて、丹青社の情報システム部 加越部長にお話を伺いました。
株式会社丹青社加越 隆広 氏
株式会社丹青社 情報システム 部長
sagurootは丹青社の中で、どのような役割を担っているのでしょうか？
お客さまに対する企画・提案資料を共有する全社的なプラットフォームの役割を担っています。
丹青社は博物館、ホテル、商業施設、テーマパークなどあらゆる分野の空間で年間約6,000件のプロジェクトに取り組んでいます。
分野や地域に応じて4つの事業部に分かれており、専門性のあるセンターも複数あるので、それぞれの組織の中で知見がたまっていきます。
しかし、最近では商業と公共施設の要素が混ざった施設が増えており、様々な知見を掛け合わせた提案が求められています。
組織を超えて企画・提案資料を様々な切り口で探すことができるsagurootによって、他分野の提案手法や知見を知ることができるので、組織全体のパフォーマンスを上げることができています。
全社のプラットフォームとなると、データの取り扱いについても課題はあったのでしょうか？
もちろん、お客さまに対して提案している内容なので、機密情報を含む資料もあります。
機密情報に対する考え方や判断基準をデータオーナーである事業部や法務部門と整理していきました。
社内公開できないものはsagurootには掲載しない、公開してもよいが転用されるとリスクが高い図面などを含む顧客向け資料はダウンロードさせない、当社が持ち込みで使用している資料は自由に活用できるようにする、という制御や、ユーザーによるアクセス制限などをsaguroot上で行うようにしています。
また、導入時には機密情報に対する考え方や対処を弁護士に解説してもらうなど、リテラシーを高めるための教育も行っています。
リスクを懸念してデータ共有やシステム導入をあきらめてしまうのではなく、リスクを洗い出しながら、システムや運用でリスクをどのように解消できるかを考えていくことが非常に重要だと思います。
sagurootを導入した効果を教えてください。
まず、大きく出てきたのは生産性の向上です。これまではGoogleDriveでのファイルの共有を事業部や担当者間で個別に行っていたのですが、sagurootで横断的に一括で検索できるようになったことで、探す時間が劇的に削減されました。
社内でアンケートを行ったところ、sagurootを活用することで社内の検索にかかっている時間が約40％削減されており、これは社内の人件費で換算すると約4,600万円相当にあたります。検索時間を削減することで、労働時間の抑制につなげられ、よりよい提案を考える時間に充てることができています。
さらに、そもそも社員からは「こんな提案があったのか」「こういった知見を当社が持っているのか」といった声も上がっています。全社横断での取り組みに加え、分類やキーワードで中身まで検索できるため、普段自分が関わらない分野の手法や知見を知ることに役立っています。
特に支店や若手、入社したばかりの社員からの評判が良いです。どうしても物理的に場所や人的なつながりの問題で情報が限られてしまいがちですが、sagurootにアクセスして新しい資料を見たり、キーワード検索をしたりするだけで、自ら情報を得ることができます。
資料をきっかけに、提案内容について担当者に問い合わせる社員もいて、新たなコミュニケーションを生み出すことにもつながっています。
sagurootを運用していく中での工夫があれば教えてください。
社内メルマガの取り組みが効果的でした。
新しいシステムを導入すると、積極的に活用しようとする人がいる一方で、なかなか使いこなせない人や、使わない人が出てきてしまいます。
そこで、sagurootに掲載している注目コンテンツを定期的に全社へ配信することで、システムの周知を図り、有益性を理解してもらう。
どのようなコンテンツを配信するかについても、執行役員推薦の資料やコンペに勝った資料など、社員が関心を持ちやすいコンテンツを事業部などと連携しながら配信することで、sagurootの認知度の向上や活用の促進と同時に、ナレッジを共有する文化や仕組みを全社に根付かせています。