コラム

コラボレーションツールとは

コラボレーションツールとは、組織やチームにおける情報共有やコミュニケーションをスムーズにするツールのこと。チャットツール、ナレッジ共有ツール、ファイル共有ツール、スケジュール管理ツールやタスク管理ツールなどが代表的で、コラボレーションツールはそれらを総称した呼び名です。また、コラボレーションツールが重要視されている理由の1つには、現在、多くの企業が取り組んでいる働き方改革があります。「育児や介護と両立しながら働きたい」「副業したい」などのニーズに応えるためには、時短勤務制度、フレックスタイム制度などの導入はもちろん、リモートワークができる環境の整備は必須。効率的かつ円滑に仕事を進めるためのテクノロジーとして、コラボレーションツールを導入する企業が増えています。

コラボレーションツールを選ぶための基準

多種多様なコラボレーションツールから選ぶためのポイントとして、下記5つを挙げました。

機能性

メッセージのやり取りをタイムリーに行えるチャット機能、ファイルをアップロードして共有できる機能、社内のナレッジを共有できる機能などは、情報共有やコミュニケーションをサポートします。タスクの進捗を管理する機能、スケジュール管理が行える機能、プロジェクトごとに作業や情報を管理できる機能は、プロジェクトを進行する担当者に便利。離れている場所や複数人でも通話ができる音声通話機能、オンラインでの会議のほか、Web上で画面共有や録画などを行える機能があれば、それぞれが違う場所にいてもミーティングが可能です。導入の目的に合わせて必要な機能をチェックしましょう。

ユーザビリティ

多くの社員が利用するため、誰もが簡単に使えるかどうかの確認も大切です。例えば、マニュアルを読まなくても直感的に操作できるか。「わかりやすい、操作性がよい、見ためがよい」の3拍子が揃わないと、導入したものの結局あまり活用されないということも起こり得ます。ほとんどすべてのコラボレーションツールは、デモ画面を見ることができるので、事前にユーザビリティを確認しておきましょう。

他ツールとの連携

対応しているデバイスやOSを確認するのも大切な点です。業務に利用するデバイスは多様化していますので、利用できない端末がなるべくないように、できる限りマルチデバイスに対応したツールを選びましょう。またコラボレーションツールをほかのサービスと連携させることで、さらに力を発揮できます。既に利用している、また今後活用を検討しているクラウドサービスやシステムとの連携が可能かもチェックしてみてください。コラボレーションツールは年単位で使うものなので、幅広く連携しているツールのほうが将来的なトラブルも防ぎやすいと思います。

セキュリティ

コラボレーションツールの利便性の裏には、データ漏洩やフィッシング攻撃などのセキュリティリスクが潜んでいます。このようなリスクを軽減するためには、セキュリティを重視したツールを選ぶことです。例えば、エンドツーエンドの暗号化、多要素認証、アクセス制御などがあれば、安全性は高まります。強力なパスワードポリシー、定期的なセキュリティトレーニング、アクセス権限の管理なども有効でしょう。リモートワークが一般化した現在では、社員が外部のネットワークからアクセスする際のセキュリティ対策も大切になります。

価格

自社のニーズに合わせて、価格や料金プランが適正なコラボレーションツールを選びましょう。「月額固定費用タイプ」は、導入規模や人数によってプランが設定されています。「月額従量課金タイプ」は、契約1ユーザーごとに数百円〜と機能数や内容によって金額が異なります。初期費用はかからないものもありますが、場合によっては必要なこともあります。公式サイトから見積もりが依頼できます。

コラボレーションツールの導入プロセス

コラボレーションツールを採用することに決まった場合にすべきこととして、導入までのプロセスを解説します。

組織課題の分析、洗い出し

現状を把握することから始めます。社内で使っているコミュニケーションツールがあれば、現在不便だと感じていること、課題をヒアリングして、コラボレーションツールを導入する目的や、導入後に期待している点を明確にしましょう。このステップを飛ばしてしまうと、必要な機能が備わっていないツールを選んでしまったり、導入したあとに効果があるのかよくわからないといった問題につながります。

ツールの選定

社内の要件に最適なコラボレーションツールをリサーチします。最初から1つに絞らず、よさそうなものを2〜3、候補として試すことをおすすめします。無料のデモテストは、数人で1週間から1ヶ月程度使ってみて、もっとも評価の高かったものを選びましょう。

導入計画の立案

採用するツールが決まったら、プランや費用などの詳細を詰めます。大人数の会社では、事前にチームごとの担当者を決めておくのも有効です。契約が完了したら、いつから使用を開始するか導入日のスケジュールを立ててください。

社内トレーニング

機能を使いこなし、想定した使い方を実現するために、社員には最低限の扱い方を覚えてもらう必要があります。運用ルールも共有しておきましょう。どのような場合にメールを使い、どのような場合にはビジネスチャットを使うといった方針があると混乱も防ぎやすいはずです。担当者には既存のツールから、新採用したツールへの誘導を積極的に行ってもらいます。

代表的なコラボレーションツール

下記6つのコラボレーションツールについて、特徴をご紹介します。

Qast

シンプルで使いやすいナレッジ共有ツール。ノウハウが属人化していたり、個人の知識を言語化できていないなど、ナレッジの共有に課題を抱えている企業に適しています。部署やプロジェクトによって、フォルダごとにアクセス権限を設定することもでき、機密性を担保しながら情報を管理できるのも安心なところ。キーワード検索で、蓄積された投稿から、知りたい情報を見つけることができます。

NotePM

シンプルで利用しやすい文書管理システム。マニュアル、手順書、業務ノウハウ、社内FAQ、日報・議事録など、何度も検索するようなストック型の情報管理に最適なコラボレーションツールです。検索機能は強力で、PDFやExcelの中身も全文検索します。銀行や大学も導入している高度なセキュリティを持ち、安全に情報共有することができます。

Slack

ラボレーションツールの代名詞と言っても過言ではないほど、利用者の多いコミュニケーションツールです。メールに代わるコミュニケーションツールを探している、スマホでいつでもコミュニケーションを取れるようにしたいなど、気軽なコミュニケーションを促したい場合に役立ちます。シンプルなUIや、動作のスムーズさ、使い勝手の良さはもちろん、外部ツールと連携すればさらに利便性が増します。

Chatwork

社外とのやり取りが多い、チャットツールでタスクやファイルも管理したいという場合にお勧め。タスク管理機能によって情報共有の抜け漏れを防いだり、ビデオ通話機能で打ち合わせをしたりと、利用シーンが限定されない汎用性の高いツールとして活用されています。日本で生まれたコラボレーションツールなので、日本語のヘルプ・サポートが充実しているのも特徴です。

MicrosoftTeams

さまざまなMicrosoft Officeソフトをフル活用できる「ハブツール」となっているのが特徴。WordやExcelなどのMicrosoft製品ともシームレスに連携でき、Teams上でミーティングを行いながら共同編集できるなど、統合的なワークスペースとして活用できます。また、多くのMicrosoftサブスクリプションプランに含まれているので、Microsoft365を契約している企業であれば、追加費用なしで利用できるのも魅力です。

saguroot

sagurootは、高度な知的業務を実現するため、社内の「ナレッジ」と「タレント」を見つけることに優れたコミュニケーションツールです。ファイル名、ファイル内のテキスト、画像からも検索が可能で、検索結果には100字程度の資料の要約が表示されるため、目的と合致した資料かどうかが直感的にわかります。また、資料と社員を紐づけるタレント検索も特徴。ファイルごとに担当者を設定することで、個人のナレッジを可視化します。

まとめ

「お世話になっております」「引き続きどうぞよろしくお願いいたします」。メールでは必ずと言っていいほど使われる文言も、ビジネスチャットであればサクサク割愛。コミュニケーションツールのメリットは、ずばりスピードです。さらに電話やメールが属人的なコミュニケーションになりがちなことに対して、コミュニケーションツールは非属人的。ひとつの情報を組織全体で共有することに長けています。豊富な選択肢から、ぜひ自社にマッチしたツールを選んで、業務効率化を上げていきましょう。

sagurootは、高度な知的業務をサポートするコミュニケーションツール。ファイルの中身まで含めて検索がかけられる「フリーワード検索」、ファイルの種類、提供部門、テーマなど、任意に分類した条件を複数組み合わせて検索できる「複数条件検索」、表紙のサムネイルを表示することで検索結果を瞬時に伝えるUIなど、スピード感のある検索が可能です。